経費管理ツール比較：バクラクから自社開発まで

この記事は、「経費管理ツールを導入したいが何を選べばいいかわからない」「バクラクって実際どうなの？」「既存ツールが自社に合わなくて困っている」という方に向けて書いています。

経費管理のデジタル化は、多くの企業で優先度の高い課題です。紙や Excel での管理から脱却したい、承認フローを整理したい、経費データを経営判断に活かしたい——そうした課題に応えるツールは今や多数存在します。本記事では、主要な経費管理ツールの特徴と選び方、そしてAI時代ならではの「自社構築」という新しい選択肢まで解説します。

経費管理ツールが必要な理由

紙や Excel による経費管理には、見えにくいコストがかかっています。申請書の記入・上長への回覧・経理への提出・集計・保管という一連の作業は、担当者の時間を大量に消費します。また、ミス・紛失・承認漏れといったリスクも避けられません。

経費管理ツールを導入することで、申請から承認・集計・仕訳までのフローをデジタル化し、業務効率を大幅に改善できます。領収書のスキャン・AI自動読み取り・会計ソフトとの連携など、最新のツールは単なる「電子化」を超えた価値を提供しています。

主要な経費管理ツールの紹介

バクラク経費

LayerXが提供するバクラク経費は、2020年代に急速にシェアを伸ばしている経費管理ツールです。領収書のAI自動読み取り精度の高さと、インボイス制度・電子帳簿保存法への対応が評価されています。承認フローの柔軟な設定・Slack連携・会計ソフトへの自動連携など、現場の使いやすさを重視した設計が特徴です。

バクラクは経費管理だけでなく、請求書処理・法人カード・支払い管理・電子契約など、企業の支出管理全体をカバーする「バクラクシリーズ」として展開しており、一元管理を求める企業に向いています。中堅〜大企業での導入実績が多く、内部統制・監査対応を重視する企業からの評価が高いです。

マネーフォワード クラウド経費

マネーフォワードが提供するクラウド経費は、会計・給与・請求書など幅広い業務をカバーする「マネーフォワード クラウド」シリーズの一製品です。既にマネーフォワードの会計ソフトを使っている企業にとって、シームレスな連携が最大のメリットです。

中小企業から大企業まで幅広く対応しており、料金体系も柔軟です。ICカード交通費の自動取り込み・クレジットカード明細の自動連携など、日常的な経費精算を楽にする機能が充実しています。

freee経費精算

freeeが提供する経費精算機能は、会計・人事労務・請求書管理と一体化したオールインワンの業務管理プラットフォームの一部です。スタートアップ・中小企業での採用が多く、直感的な操作性と低コストでの導入しやすさが強みです。

freeeはAPIの公開度が高く、他のSaaSツールとの連携が比較的容易なため、すでに様々なSaaSツールを組み合わせて使っている企業との相性が良いです。

楽楽精算

リコーリース（現ラクスル）が提供する楽楽精算は、国内シェアNo.1クラスの経費精算ツールです。大企業・上場企業での導入実績が豊富で、複雑な承認フロー・多拠点管理・内部統制への対応が強みです。導入支援・カスタマーサポートの手厚さも評価されており、IT部門のリソースが限られた企業でも安心して導入できます。

Concur Expense（SAP Concur）

グローバル企業・大手企業向けの経費管理プラットフォームです。出張管理（Concur Travel）との統合が強みで、出張申請から交通・宿泊の予約・経費精算までを一元管理できます。多通貨・多言語対応・グローバルコンプライアンス対応が必要な企業に向いています。

ツール選定のポイント

経費管理ツールを選ぶ際に確認すべき観点を整理します。

会社規模・組織構造との相性

承認階層が複雑な大企業と、フラットな組織のスタートアップでは、必要な機能が大きく異なります。承認フローの柔軟性・ユーザー数の上限・管理者機能の充実度を確認しましょう。

既存システムとの連携

使っている会計ソフト（弥生・freee・マネーフォワード・SAP・Oracle）や、勤怠管理・給与計算システムとの連携可否は重要な選定基準です。連携が取れないと、結局手作業での転記が残ってしまいます。

法令対応

インボイス制度・電子帳簿保存法への対応状況を確認することは必須です。2024年以降、電子帳簿保存法の要件が厳格化されており、対応していないツールでは法的リスクが生じます。

コストと運用負荷

初期費用・月額費用だけでなく、導入・設定・社員への教育コストも含めたトータルコストで評価します。安価なツールでも、現場への定着に時間がかかれば投資対効果が下がります。

AI時代の新しい選択肢：自社での経費管理システム構築

既存のSaaSツールが自社の業務フローに合わない、特殊な承認ルールがある、他システムとの深い連携が必要——こうした課題を抱える企業に、AI時代ならではの選択肢として「自社構築」が現実的な選択肢として注目され始めています。

これまで自社システムの開発は、高いコストと長い開発期間がネックでした。しかし生成AIとクラウドインフラの進化により、以前より低コスト・短期間でのシステム構築が可能になってきています。自社の業務フローに完全に合わせた仕様・既存システムとの柔軟な連携・ランニングコストの最適化など、SaaSでは実現しにくい要件を満たせる点がメリットです。

特に、経費管理・承認フロー・レポーティングといった機能は、AIを活用することで開発効率が大幅に向上しており、中小企業でも手の届く範囲になってきています。今後、自社の業務に特化した経費管理システムを構築する企業が増えていくトレンドは、確実に広がっていくと考えられます。

既存SaaSツール vs 自社開発：どちらを選ぶべきか

SaaSツールは「早く・安く・確実に」導入したい場合に最適です。一方、自社の業務フローが複雑・特殊で既存ツールに合わせることが難しい場合や、ユーザー数の増加に伴いSaaSのコストが膨らんできた場合は、自社開発が長期的に合理的な選択になるケースがあります。

なお、従来は数ヶ月〜半年かかっていた自社開発の期間も、AIエージェントを活用した開発手法により大幅に短縮できるケースが増えています。開発コストと期間のハードルが下がったことで、自社開発という選択肢がより現実的になってきています。

経費管理ツール導入の失敗パターンと対策

経費管理ツールの導入は、選定だけでなく「定着させること」が最大の課題です。よくある失敗パターンとその対策を紹介します。

失敗1：現場の声を聞かずに導入する

経営・経理主導でツールを選定し、実際に使う現場担当者の意見を反映しなかった結果、使い勝手が悪くて誰も使わなくなるケースがあります。申請する側・承認する側・経理側それぞれの業務フローをヒアリングしてから選定することが重要です。

対策：導入前にパイロットユーザーを数名選んでトライアルを実施する。現場からのフィードバックを選定基準に反映させる。

失敗2：既存の紙フローをそのまま電子化する

非効率な承認フローや不要な添付書類をそのまま電子化してしまうと、「入力が増えただけ」という状態になります。ツール導入を機に、業務フローそのものを見直すことが大切です。

対策：導入前に現在の経費精算フローを棚卸しし、不要なステップを削除する。承認階層が多すぎる場合は簡略化を検討する。

失敗3：会計ソフトとの連携を後回しにする

経費管理ツールと会計ソフトが連携できていないと、結局手動での転記作業が残ります。連携設定は導入初期に完了させることが重要です。

対策：選定時点で会計ソフトとの連携方法・工数を確認する。連携できない場合はCSVエクスポートの形式を確認し、インポート作業を最小化する。

失敗4：社員教育を省略する

ツールを導入しても使い方がわからなければ定着しません。特に申請側の一般社員への教育が不足すると、問い合わせが増えて経理の負担が増えてしまいます。

対策：導入時にマニュアルの整備と説明会を実施する。最初の1〜2ヶ月は経理担当者がフォローアップ期間として手厚くサポートする体制を整える。

失敗5：導入後の運用ルールを整備しないまま放置する

ツール導入時は関係者の意識も高く運用が回っていても、時間が経つにつれて自己流の使い方や例外対応が積み重なり、当初の設計と乖離していくケースが少なくありません。承認者不在時の代理承認ルールや、領収書紛失時の対応など、運用ルールを事前に文書化しておかないと、現場ごとに判断がばらつき、統制が緩んでいきます。

対策：運用開始後も四半期ごとに利用状況・エラー率・問い合わせ内容を振り返る場を設ける。ルールの見直しや追加のマニュアル整備を定期的に行い、属人化を防ぐ。

経費管理のデジタル化で得られる効果

適切なツールを導入・定着させることで、どのような効果が期待できるか整理します。

業務時間の削減

月次の経費精算にかかっていた申請・承認・集計の時間が大幅に削減されます。領収書のAI自動読み取りにより、手入力の時間がなくなり、転記ミスも減少します。経理担当者が月末に集中していた作業が分散され、残業時間の削減にもつながります。

リアルタイムでの経費把握

従来は月次でしか把握できなかった経費の状況が、リアルタイムで可視化できるようになります。「今月の交通費は予算の何%か」「部門別の経費傾向はどうか」といった情報を即座に確認でき、経営判断のスピードが上がります。

内部統制・コンプライアンスの強化

承認フローがシステム上に記録されるため、不正申請の抑止力になります。また、誰がいつ承認したかの履歴が自動で残るため、監査対応や内部統制の証跡としても活用できます。インボイス制度・電子帳簿保存法への対応も、対応ツールを使えば自動的にクリアできます。

データを活用した経費最適化

蓄積された経費データを分析することで、コスト削減の機会が見えてきます。「特定の部門で交通費が突出している」「出張費の中で宿泊費の割合が高い」といった傾向を発見し、経費規程の見直しや取引先の選定に活かすことができます。

従業員満足度の向上

経費精算は多くの従業員にとって「面倒だが避けられない業務」です。スマートフォンからその場で申請できる・立替金の精算が早くなる・領収書の原本管理から解放されるといった改善は、日々の業務ストレスを軽減し、従業員満足度の向上にもつながります。特にリモートワークや出張が多い職種では、その効果を実感しやすい傾向があります。

導入までのステップ

経費管理ツールを実際に導入する際は、次のようなステップで進めると失敗が少なくなります。

1. 現状把握：現在の経費精算フロー・月あたりの申請件数・かかっている工数を洗い出します。この段階で課題を定量化しておくと、導入後の効果測定もしやすくなります。

2. 要件整理：承認階層・必要な連携先（会計ソフト・法人カード・勤怠システムなど）・法令対応の必須要件を整理します。現場の担当者を巻き込み、実際の業務フローに即した要件を洗い出すことが重要です。

3. ツール選定・比較検討：複数のツールについて、無料トライアルやデモを活用しながら比較します。価格だけでなく、サポート体制・導入実績・自社の業種での利用事例なども確認しましょう。

4. パイロット導入：一部の部署・チームで先行導入し、実際の運用で問題がないかを検証します。ここで得たフィードバックを本格導入前の改善に反映します。

5. 全社展開・定着支援：マニュアル整備・説明会の実施を経て全社展開します。導入後も定期的に利用状況を確認し、改善を続けることが定着の鍵になります。

まとめ

経費管理ツールの選択肢は多様です。バクラク・マネーフォワード・freee・楽楽精算など、各ツールにはそれぞれ強みがあり、自社の規模・業務フロー・既存システムとの相性を踏まえて選定することが重要です。

一方で、既存ツールでは対応しきれない要件がある場合や、長期的なコスト最適化を重視する場合は、自社でのシステム構築という選択肢も検討に値します。FLYOでは、AIを活用した業務システムの設計・開発支援を行っています。経費管理システムの導入検討から、自社開発の要件定義・構築まで、幅広くサポートしています。まずはお気軽にご相談ください。